Alles komt samen op één plek 

Workspace 365 ziet de browser als het besturingssysteem en stelt binnen dit besturingssysteem de informatie en toepassingen beschikbaar waar een gebruiker toegang toe heeft zowel online applicaties als lokale applicaties. In veel organisaties is het probleem niet een gebrek aan digitale tools maar juist het teveel ervan. Veel verschillende systemen. Overvloed aan communicatie. Medewerkers die verdwalen in tabbladen en inlogschermen. Workspace 365 maakt werk weer overzichtelijk met één belofte: Wij maken alles eenvoudig. De intelligente werkplek helpt medewerkers om informatie snel te vinden taken eenvoudig af te ronden en in contact te blijven met collega’s. Waar en wanneer ze ook werken.

Eenvoud en gebruiksgemak

Deze oplossing zorgt voor laagdrempeligheid en gebruiksgemak voor zowel alle gebruikers. Je kunt als gebruiker zelf je WorkSpace 365-omgeving inrichten door tegels toe te voegen, te verwijderen en te verplaatsen Zo kunnen we per gebruiker of gebruikersgroep bepalen wat hij of zij te zien krijgt. Daarmee voorkom je een 80-20 verhouding waarbij 80% van de gebruikers maar 20% van de applicaties gebruikt in hun eigen online werkplek.

Vanuit Workspace 365 heb je één centraal startpunt voor alle communicatie, documenten en vele bedrijfsprocessen. In de werkplek log je in één keer in bij zowel web-, hosted als lokale apps. Daarnaast heb je inzicht in nieuwsberichten, contactpersonen en de social feed van jouw organisatie. Verder kun je alle applicaties die je nodig hebt om te werken, zoals bijvoorbeeld VOIP-telefonie of chattools, integreren zodat jouw kantoorautomatiseringsomgeving volledig digitaal beschikbaar is. Vind je dit allemaal te veel? Dan zet je het als gebruiker gewoon uit, het is immers jouw werkplek.

SharePoint Sites en documentenbibliotheken, ofwel mappen en bestanden

Workspace 365 vereenvoudigt het werken met documenten door een structuur te hanteren die gebruikers gewend zijn. Door SharePoint te gebruiken als onderliggende technologie voor de opslag, met de schil van Workspace 365 erboven, kunnen medewerkers eenvoudig vanaf alle apparaten via hun browser bij documenten komen. Deze eenvoud zorgt voor een soepele gebruikersadoptie. Vanuit deze schil is het ook eenvoudig zoeken naar documenten die opgeslagen staan in SharePoint Online.

We zijn gewend aan onze mappenstructuur en onze Windows verkenner om door die mappenstructuur te navigeren. Daarom pakken we die structuur op en zetten we die in WorkSpace neer. Zo heb je het gemak van je Verkenner structuur online in je WorkSpace. Door WorkSpace in te zetten blijven we weg bij de typische Microsoft termen zoals documentenbiblitoheken, Teamsites en SharePoint Sites. In WorkSpace noemen we dit gewoon bestanden en mappen.

Eenvoud, dat is waar het om draait bij WorkSpace. En eenvoud is wat we nodig hebben om ons doel te behalen. Als we meer tijd willen overhouden voor onze kerntaken dan moeten we zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan (noodzakelijke) randzaken en hebben we dus eenvoudige omgevingen nodig.

Verbind de werkplek met al je toepassingen

Als de basis eenvoudig is, verbinden we Workspace 365 aan alle applicaties binnen de organisatie. Niet alleen om toegang te geven, maar om informatie en context uit die systemen slim naar de medewerker toe te brengen. Denk aan informatie uit jullie CRM, ERP en HR systemen. De intelligente werkplek toont automatisch wat op dat moment relevant is.

Doordat Workspace 365 een koppeling heeft gemaakt met Azure Entra ID (de plek waar alle gebruikersaccounts en wachtwoorden worden opgeslagen) ondersteunt het single sign-on met meer dan 2.500 applicaties. Op deze applicaties log je dus automatisch in met het account waarmee je ook op de werkplek bent ingelogd.

Een digitale gids die vragen beantwoordt

Pas als alles goed verbonden is, kunnen we de stap zetten naar een intelligente werkplek. Dan komt Kelly in beeld: de digitale gids die je helpt om sneller en slimmer te werken. Medewerkers stellen gewoon hun vraag en krijgen direct het juiste antwoord.

Kelly zoekt door alle jullie gekoppelde apps, maar kijkt ook verder: naar externe informatie op het internet. Ze vat documenten samen, helpt medewerkers informatie te begrijpen en toont alleen wat voor hen relevant is. Door AI en contextuele hulp wordt de werkplek steeds slimmer en persoonlijker.

Modules

Workspace365 is opgebouwd uit twee verschillende modules: Simplify en Connect.

Simplify is voor organisaties die één veilige werkplek zoeken en duidelijkheid willen in een chaotische digitale wereld. Simplify biedt een persoonlijke ervaring voor elke rol in de organisatie, veilige login op elk apparaat, alles samengebracht op één plek, met ingebouwde AI-assistent en een integratie met een applicatie uit jullie omgeving.

Connect is voor organisaties die alles samen willen brengen in werkplek die ook intelligentie biedt. Met Connect krijg je alles van Simplify en daarboven op de mogelijkheid om een onbeperkt aantal applicaties te koppelen, slimmere toegang tot apps, gegevens en informatie. 

Alle verschillen zijn te bekijken via deze pagina.