De mens bepaalt het succes 

Digitalisering biedt kansen, maar kan ook chaos veroorzaken. Daarom is het belangrijk dat jouw mensen de techniek begrijpen, omarmen en adopteren. Want als je mensen de meerwaarde niet zien, zit die nieuwe toepassing je alleen maar in de weg. Onze adoptieaanpak helpt medewerkers en de organisatie echt vooruit.

De vier fases van adoptie 

Bij de meest succesvolle implementaties is 80% van de inspanningen gericht op mensen en 20% op technologie. Reden hiervoor is dat de vereiste gedragsverandering van eindgebruikers bij elke implemenatie van technologie moet worden begeleid om het succes te kunnen waarborgen.

In hoofdlijnen ziet een adoptie er veelal hetzelfde uit. Er zijn een viertal stappen met daaronder een aantal onderdelen. Hieronder zie je het stroomschema van een complete adoptie zoals wij deze adviseren. En adoptie begint al voordat de technische implementatie is begonnen.

De fase voor de implementatie

Voordat we starten met de implementatie van de nieuwe toepassing wordt eigenlijk op strategisch niveau al het meeste werk verricht. Wie is er betrokken bij de adoptie? Is er voldoende commitment? Welke rol ligt er voor directie, MT of stuurgroep? Welke persona’s kunnen we onderscheiden binnen de organisatie? Hoe wordt er nu gewerkt? Wat werkt er niet? Allemaal vragen die relevant zijn om de juiste adoptiestappen te nemen. De verschillende persona’s verzamelen we in een vastgestelde groep gebruikers en we noemen ze de ambassadeurs. Zij zullen een sleutelrol spelen in het begeleiden van de overige gebruikers. Verder inventariseren we de behoeftes en wensen van deze ambassadeurs en bepalen we welke ondersteuningsbehoefte er nodig is, denk aan handleidingen, videomateriaal, Q&A of een team binnen Microsoft Teams.

Tijdens de technische implementatie

Tijdens de technische implementatie is een gedeelte van de projectgroep bezig met het implementeren van de technische middelen. Binnen deze adoptiefase gaat een gedeelte zich ook bezig houden met het implementeren van de opgehaalde wensen en eisen uit de vorige fase. We faciliteren de ambassadeurs in alle middelen die ze nodig hebben om hun rol goed te vervullen en richten hiervoor de bijbehorende ondersteunende producten zoals Viva Learning en Microsoft Teams in. Ook gaan we tijdens deze fase al aan de slag met het opstellen van handleidingen en videomateriaal.

Nadat de nieuwe oplossingen in een testomgeving zijn geaccepteerd beginnen we met de uitrol door de organisatie. Dit is de laatste stap voordat we live gaan met de nieuwe oplossing en vind daarom ook vlak voor de livegang plaats. Tijdens deze fase organiseren we ambassadeurstrainingen en zorgen we ervoor dat de ambassadeurs meer weten van de nieuwe oplossing dan de rest van de gebruikers. Ook geven we handige tips en trucs mee om de ambassadeursfunctie te versterken.

Naast de ambassadeurstrainingen organiseren we ook gebruikerstrainingen waarin we minimaal 85% van de organisatie willen trainen. Bij deze trainingen is ook een medewerker van de projectgroep aanwezig om ervaringen te delen die ze hebben opgedaan tijdens de testfase. Na de trainingen zijn de gebruikers goed voorbereid en weten ze waar ze terecht kunnen met vragen.

Na de livegang houdt ons werk nog niet op. Ook dan willen we feedback verzamelen en hiernaar handelen. Aan de hand van vragenformulieren en feedback die terecht is gekomen bij de ambassadeurs gaan we aan de slag met het verwerken van deze feedback. Dit varieert van het aanpassen van handleidingen tot het organiseren van nieuwe trainingen of inloopsessies.

Om iedereen in de organisatie mee te krijgen is het belangrijk dat we er geen IT-feestje van maken. Daarom maken we er een gebruikersfeestje van. De gebruiker staat centraal. Niet iedereen zit te wachten op vernieuwing. Toch gaan we proberen om iedereen mee te krijgen. Dat doen we door gebruikers de noodzaak van de verandering te laten inzien en te benadrukken wat zij er zelf aan hebben.

De adoptieactiviteiten zijn doorslaggevend voor het succes, dat hebben we al vaker benoemd. En hoe serieuzer we dit nemen hoe beter het resultaat. Het uitvoeren van deze activiteiten kost tijd, niet alleen ons maar zeker ook jullie. Als organisatie moeten jullie rekening houden met de volgende tijdbesteding:

• 8 tot 12 uur per persoon die is betrokken bij de ontwerp en definitiefase
• 4 uur per medewerker per ambassadeurs- of eindgebruikerstraining

Naast bovenstaande uren moeten jullie als organisatie rekening houden met een tijdbesteding van 10% van onze gebudgeteerde uren. In ons projectplan wordt uitgewerkt op welke momenten in het project er input van jullie verwacht wordt. 

Of het nu gaat om aankondigingen, informatiebijeenkomsten of gewoon uitleg geven. We regelen het allemaal. Wel afgestemd op de cultuur en tone of voice van jouw organisatie.

Of je nu IT'er bent, communicatiemedewerker of een ambassadeur die wordt ingezet, met onze begeleiding maak jij samen met ons het succes.

Met een vertrouwd gevoel de nieuwe oplossing omarmen. Weten waar de voordelen van de nieuwe oplossing in zitten. Trainingen specifiek afgestemd op jouw organisatie en de oplossingen die daar gebruikt worden. Met aandacht voor de mens.

Wij brengen de digitale vaardigheden naar een niveau dat verder gaat dan weten waar je moet klikken. Begrijpen wat je doet, is veel belangrijker. O ja, en we weten waar je staat en wat je nog kunt ontwikkelen.