Microsoft 365
Microsoft 365 (voorheen Office 365) is een familienaam voor een heel eco-landschap aan applicaties. Iedere oplossing kent unieke eigenschappen en specifieke toepassingen. Deze oplossingen worden continu verbeterd en uitgebreid. Microsoft 365 is bekend om de zogenaamde Office toepassingen Word, Excel, Outlook en PowerPoint maar heeft veel meer aan boord. Minder bekende toepassingen zoals Planner, Forms, Lists en de Power Platform apps kunnen van grote waarde zijn. Inmiddels is Microsoft 365 uitgegroeid tot een applicatie suite die als fundering voor jullie digitale kantooromgeving ingezet kan worden.
Microsoft 365 Er zijn verschillende Microsoft 365 licentievormen beschikbaar. Het type licentie bepaalt welke toepassingen je beschikbaar hebt. In ons voorstel staat beschreven welke licentie wij voor jullie organisatie adviseren. De verschillen tussen de licenties staan beschreven op deze site van Microsoft.
Binnen Microsoft 365 zijn er uitgebreide mogelijkheden om bestanden op te slaan en samen te werken. De bekendste oplossingen hiervoor zijn SharePoint Online, Microsoft Teams en OneDrive voor bedrijven. In SharePoint Online kunnen bestanden opgeslagen worden voor gemeenschappelijk gebruik. Net zoals op een bestandsserver is de toegang tot deze bestanden tot op detail niveau in te regelen (iets dat in Teams niet mogelijk is). Voor persoonlijke bestanden, zoals "Mijn Documenten", gebruik je OneDrive voor Bedrijven. Deze toepassing is ideaal voor documenten die nog bewerkt worden en/of nauwelijks gedeeld hoeven te worden. Welke toepassing we in gaan zetten bepalen we samen met jullie in de ontwerp en definitie fase.
Het werken met deze Microsoft 365 toepassingen is aanzienlijk anders dan het werken met bestanden die op een gedeelde netwerkschijf staan opgeslagen. Deze verandering begeleiden wij vanuit ons adoptieprogramma zodat ook deze nieuwe manier van werken vertrouwd gaat aanvoelen en uiteindelijk voordelen met zich mee gaat brengen voor de medewerkers.
Bestanden die opgeslagen zijn in Teams, SharePoint Online en OneDrive voor Bedrijven kunnen vanuit Office geopend worden alsof ze op een interne server staan. De nieuwste Office-toepassingen maken het mogelijk om bestanden eenvoudig te openen vanuit SharePoint of Teams. Het is vaak makkelijker om documenten direct vanuit de toepassing zelf te openen dan ze op te zoeken in Office.
Gebruikers zullen, door onze adoptieondersteuning, snel vertrouwd raken met deze toepassingen. Vanaf een tablet of smartphone kunnen bestanden net zo eenvoudig geopend en aangepast worden. Voor zowel Android als iOS (van Apple) zijn er mobiele apps beschikbaar. Zo heb je onderweg of thuis altijd toegang tot je bestanden. Standaard krijg je méér dan 1 Terabyte plus 10GB per gebruiker aan opslagcapaciteit binnen SharePoint. Op OneDrive is dat zelfs 1 terabyte per gebruiker. Is dit niet genoeg? Dan kun je extra opslagruimte bijkopen.
Binnen SharePoint Online en OneDrive voor Bedrijven kun je externen gecontroleerd toegang geven tot informatie. In plaats van bestanden te delen via een bijlage, kun je een externe tijdelijk toegang geven tot één of meerdere bestanden. De externe kan de bestanden inzien of wijzigen zonder dat ze jullie omgeving verlaten. Alles wat externen doen, wordt netjes bijgehouden en is snel terug te zien. Dit voorkomt ook het ontstaan van meerdere versies van bestanden. De externe kan deze bestanden via een standaard browser benaderen.
Voor het delen van gevoelige persoonsgegevens adviseren wij Microsoft Purview te gebruiken. Microsoft Purview biedt organisaties één geïntegreerde oplossing voor het classificeren, beschermen en beheren van gevoelige informatie. Het platform ondersteunt zowel cloudomgevingen als on-premises datasystemen en gebruikt slimme herkenning om gevoelige gegevens automatisch te labelen. Purview bouwt voort op technologie zoals Azure Information Protection, maar biedt een bredere, moderne aanpak waarbij beleid, rapportages en beveiligingsmaatregelen centraal worden beheerd. Hierdoor ontstaat één consistent beveiligingsniveau in al je systemen. Met Purview kun je:
Gevoelige informatie in SharePoint is extra te beveiligen door de volgende maatregelen:
Wel adviseren wij om vanwege deze nieuwe manier van werken hier voldoende aandacht aan te besteden tijdens het digitaal vaardiger maken van gebruikers.
Door middel van een Governance workshop gaan we, naast de algehele SharePoint inrichting, in op deze verschillende onderdelen maar ook op onderdelen zoals:
De uitkomsten van de governance workshop bepalen ook de beleidsinstellingen die we gaan toepassen op SharePoint en Microsoft Teams. Deze workshop bieden wij optioneel aan in ons voorstel.
Microsoft Teams Microsoft Teams is ideaal voor projectgebaseerd samenwerken aan informatie. Binnen Microsoft Teams worden verschillende Microsoft 365-toepassingen samengebracht en vanuit één interface aangeboden aan de gebruikers.
Microsoft Teams biedt talloze mogelijkheden om te communiceren zowel met interne als externe contacten. Dit kan bijvoorbeeld via audiobellen, videobellen en chat. Daarnaast laat Microsoft Teams meerdere applicaties samenkomen die het samenwerken ondersteunen. Denk aan een gezamenlijke Planner, OneNote en de mogelijkheid om applicaties van derden te integreren. Zo biedt Microsoft Teams een platform dat erop is gericht om teams te laten samenwerken en te communiceren.
Teams is een applicatie die volledig op zichzelf staat en zo moeten we het ook benaderen. Het is een applicatie waar je samen met je team documenten creëert. Het is (nog) geen vervanger voor SharePoint of een andere applicaties binnen het Microsoft 365-landschap. Het is er slechts een onderdeel van. Ondanks dat het vele mogelijkheden biedt, moeten we dit in acht houden en inzetten op basis van waar Microsoft Teams voor bedoeld is en niet op basis van wat het allemaal kan.
De inrichting van Microsoft Teams wordt regelmatig in een paar minuten gedaan. Wij zien hierbij echter dat er voorbijgegaan wordt aan veel inrichtingsvragen die de toekomstbestendigheid en veiligheid van de oplossing bepalen.
Als basis voor de Teams-inrichting is het belangrijk om een aantal uitgangspunten vast te stellen.
Tijdens de ontwerpfase bepalen we, samen met jullie, de inrichting van Teams en of deze in eerste instantie verder moet gaan dan chat-, bel- en vergaderfunctionaliteit. Wanneer we Teams gaan inzetten voor projecten of afdelingen, dan moeten we de beveiligingsprincipes die Teams standaard toepast hanteren. Wij raden, in verband met de beheersbaarheid van data, af om rechten op onderliggende documentbibliotheken (in SharePoint) aan te passen ten behoeve van de beveiliging van bestanden in Teams. Hiervoor heeft Microsoft Teams privékanalen. Ook bij privékanalen moeten we rekening houden met de beheersbaarheid van data in dit type kanaal.
Exchange Online Een veel gebruikte, toepassing is de e-mail oplossing in Microsoft 365: Exchange Online. Deze e-mail toepassing integreert met alle aanwezige oplossingen in Microsoft 365 en de meeste bedrijfsapplicaties van derden. De Exchange Online-dienst wordt uitgevoerd op meerdere datacenters in Europa en voldoet aan alle wet- en regelgeving. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om bijlagen beveiligd en versleuteld te versturen en een dataretentie- en archiefbeleid te voeren over alle e-maildata. Ook hierin speelt Purview weer een belangrijke rol.
Op basis van een retentie-, archief- en DLP-beleid (dat we bespreken tijdens de ontwerpfase) zorgen we ervoor dat e-mail beheersbaar wordt verwerkt en opgeslagen. Daarbij houden we rekening met de regelgeving die voor jullie organisatie geldt. Uiteraard zorgen we ook voor een goede beveiliging van inkomend en uitgaand e-mail verkeer. Dat doen we door inzet van Defender for Office. Wanneer dit gekoppeld wordt aan onze yellowSECURE dienst dan wordt ieder potentieel gevaar opgespoord, geisolleerd en onderzocht.
Wel moet er aandacht zijn voor het verwerken van bijlagen. Op het moment dat de data is ondergebracht in Microsoft 365, veranderd de manier rondom het werken met bijlagen aanzienlijk. In sommige gevallen kan het nodig zijn de invoegtoepassing DocuBird in te zetten om zo het werken met bijlagen eenvoudiger te maken. DocuBird maakt het niet alleen eenvoudig om bijlagen te verwerken, maar ook om deze bijlagen veilig te verwerken.
Een centraal beheerde e-mail handtekening Voor het centraal beheren en uitgebreid instellen van een e-mail handtekening adviseren wij gebruik te maken van Exclaimer Cloud. Deze oplossing integreert met Exchange Online en maakt het mogelijk om centraal één of meerdere gepersonaliseerde handtekeningen aan te bieden aan gebruikers op alle apparaten die in gebruik zijn. Het is voor de gebruiker niet nodig om zelf een handtekening in te stellen. Naast dat je algemene informatie in de handtekening kunt plaatsen kun je dit combineren met specifieke gebruikersinformatie of locatiegegevens die automatisch geselecteerd worden aan de hand van de gegevens die voor die gebruiker in Microsoft 365 staan. Deze handtekening wordt uniform toegepast onder mailberichten die verstuurd worden, vanaf welk apparaat dan ook.
Informatiebeveiliging Om de informatie die binnen Microsoft 365 opgeslagen staat te beveiligen passen we een aantal standaard beveiligingsmethoden toe. Zo dwingen wij MFA af op alle gebruikers en blokkeren we verouderde authenticatie zoals IMAP (specifiek voor e-mail). Hierdoor is het alleen mogelijk om via moderne authenticatie in te loggen op de Microsoft 365 omgeving. Om informatie die lokaal op werkplekken staat extra te beveiligen, passen we via Microsoft Intune, door middel van een centraal ingesteld beveiligingsbeleid, ook beveiligingsinstellingen toe op de apparaten. Zo wordt onder andere de schijf versleuteld door Bitlocker, Secure Boot ingeschakeld en Defender antivirus afgedwongen. De mate van beveiliging wordt uitgebreid met jullie besproken in de ontwerp en definitiefase.
|