Onze project aanpak voor succes
Denk groot maar begin klein, dat is ons advies. Veranderingen zijn spannend en zelfs wij kunnen niet garanderen dat alles zonder problemen verloopt. Want waar gehakt wordt vallen spaanders. Alles wat we doen zullen we echter wel met de juiste kennis, voorbereiding en precisie doen. We starten met analyseren, geven daarna een advies en bepalen samen de strategie. Dan volgt de realisatie en migratie. Lees ook hoe onze Adoptie aanpak hier continu in meeloopt. |
De volgorde van onze aanpak
Het implementeren van de oplossingen die in dit voorstel worden genoemd is niet enkel een technische aangelegenheid. Van doorslaggevend succes is namelijk de manier waarop we de organisatie en de eindgebruikers meenemen en begeleiden bij de verandering. De volgorde van onze aanpak is op hoofdlijnen altijd hetzelfde en ziet er als volgt uit:
Onze adoptieactiviteiten beginnen al voor de implementatie, lopen door tijdens de implementatie en stoppen niet bij het opleveren van het project. Deze adoptieaanpak wordt hier uitgebreid beschreven.
Voor ieder project wijzen wij een interne projectleider aan. Wij willen ook graag dat jullie een projectleider aanstellen. Jullie en onze projectleider bewaken samen alle aspecten die het succes bepalen.
Inventarisatie en ontwerpfaseEen goede voorbereiding is het halve werk. Daarom stellen we vooraf een plan van aanpak op, of zoals wij dat noemen: een Strak Plan. In dit Strakke Plan beschrijven wij de details rondom de (project)aanpak en uitvoering m.b.t. de inrichting van de diensten. Hoe de producten technisch en functioneel ingericht worden, beschrijven we in een technisch en functioneel ontwerp. Alle informatie die wij nodig hebben om deze documenten op te stellen verzamelen wij in een workshop die we samen met jullie organiseren.
We beginnen met een uitgebreide inventarisatie. Tijdens deze inventarisatie bepalen we onder andere hoe de technische oplossingen ingericht gaan worden. We kijken ook aan de hand van werkscenario’s welke technische en functionele inrichtingskeuzes we maken. Dit leggen we vast in ons Strakke Plan en de ontwerpdocumenten. Deze documenten zijn zo gedetailleerd dat iemand die niet bij de inventarisatie aanwezig was, toch het gehele project zou moeten kunnen uitvoeren.
Alle documenten samen presenteren we aan jullie en na akkoord gaan we de nieuwe oplossing(en) implementeren, met de aangeboden diensten. We doen dat eerst in een proefopstelling zodat het beoogde resultaat beoordeeld kan worden. Het resultaat van deze proefopstelling presenteren we ook weer aan jullie. Na goedkeuring kan deze implementatie uitgebreid toegelicht worden aan al jullie medewerkers en is het een goed idee om meer mensen uit de organisatie ervaring op te laten doen met deze nieuwe toepassing of omgeving.
Onderdeel van het Strakke Plan wordt een adoptieplan en een projectplan. In het projectplan staan de risico's beschreven, hoe we die risico's controleren, welke overlegvorm er is, de planning van het project en wie waar verantwoordelijk voor is. In het adoptieplan staat gedetailleerd uitgelegd hoe we de organisatie meekrijgen met onze plannen. Die adoptieaanpak staat hier verder toegelicht.
RealisatieAls we alles op (digitaal) papier hebben en alle neuzen dezelfde kant op wijzen, kunnen we beginnen met de implementatie van de techniek, ofwel de onboarding van de techniek. We gaan stapsgewijs de nieuwe middelen in gebruik nemen. Hierbij installeren en configureren we stap voor stap, volgens de opgestelde ontwerpen, de onderdelen die nodig zijn om het beoogde resultaat te realiseren. Zodra deze, in concept klaar staan, gaan we deze samen testen om zo te zien of de onderdelen technisch en functioneel op de juiste manier zijn ingericht. Na akkoord kunnen de onderdelen productie klaar gemaakt worden zoals we dat noemen.
De technische oplossingen worden meestal “leeg” ingericht. Daarmee bedoelen we dat we de oplossingen gaan inrichten zoals we in het ontwerp met elkaar bepaald hebben maar dat er nog geen (productie)data in geplaatst wordt. In deze “lege” toepassingen kunnen we namelijk al wel bepalen of rechten en structuren op de juiste manier zijn ingericht. Dat moet 100% goed staan voordat we naar de volgende stap gaan: het migreren van data.
MigratieNaast de installatie en configuratie werkzaamheden zijn er ook zogenaamde migratiewerkzaamheden noodzakelijk. Dit betreft de data die binnen de huidige omgeving is ondergebracht en moet worden gemigreerd naar de nieuwe werkplekomgeving.
Voor een bestands- en emailmigratie maken we gebruik van AvePoint Migrator. Hierbij gaan we de data uit de bron omgeving synchroniseren naar de doelomgeving. Hier hebben we een vaste aanpak voor om ervoor te zorgen dat persoonlijke data en gemeenschappelijke data (met de juiste rechten) van de bronomgeving naar de doelomgeving overgezet wordt. Hoe we dit doen staat beschreven in het Strakke Plan. Onze aanpak is zo ingericht dat we altijd terug kunnen vallen op de oorspronkelijke brondata.
Het eventueel migreren van applicatiedata zal (in de meeste gevallen) uitgevoerd moeten worden door de leverancier van de betreffende applicaties. Dit wordt als onderdeel van het traject samen met jullie en de leveranciers afgestemd.
Het vervangen van een gehele werkplekomgeving of een kernapplicatie is een ingrijpende gebeurtenis. Dit is vaak een groot moment van livegang die we met floorwalkers op de locatie ondersteunen en begeleiden. De floorwalkers zijn direct aanspreekbaar en hierdoor kan de medewerker dan ook snel ondersteuning krijgen bij de eerste vraagstukken. Want die zullen er zeker zijn. Doordat er floorwalkers op locaties aanwezig zijn kunnen de eindgebruikers op een laagdrempelige en effectieve manier geholpen worden. Het aantal floorwalkers is afhankelijk van de groep gebruikers die ondersteund moet worden en de locatiespreiding van de eindgebruikers.
OverlegstructuurTijdens het gehele project vindt er afstemming plaats tussen jullie en onze mensen. Hiervoor richten we verschillende overlegstructuren in. Deze overlegstructuren en de betrokkenen beschrijven we in onze projectaanpak. |
Technische en strategische ondersteuning.
Voor yellow arrow stopt het niet na een succesvolle oplevering van onze oplossingen. "Elke organisatie heeft innovatie en optimale bedrijfsvoering nodig om succesvol te zijn". Deze uitdrukking van Toon Abcouwer onderschrijven wij voor de volle 100%. Wij willen dan ook met onze ondersteuningsdiensten continuiteit, veiligheid en doorontwikkeling borgen. We leveren deze diensten voor verschillende domeinen. De domeinen staan hieronder opgesomd en in jullie offerte staat aangegeven welke diensten wij adviseren.
| yellowWORK |
Onze ondersteuningsdienst voor de Microsoft moderne werkplekomgeving en oplossingen. In drie smaken. Snelle support, proactief beheer en strategische ondersteuning voor een veilige, efficiente en altijd up-to-date digitale werkomgeving.
|
| yellowDATA |
Data als fundament voor innovatie: met slim beheer, heldere inzichten en strategisch advies zorgen we ervoor dat je data altijd beschikbaar is, klopt en door de juiste mensen geraadpleegd wordt. Datagedreven keuzes maken wordt logisch voor jullie organisatie.
|
| yellowSECURE |
Altijd veilig werken. Preventieve beveiliging, 24/7 monitoring en structurele bewustwording, zodat jouw organisatie beschermd is tegen de nieuwste cyberdreigingen. En ook als het misgaat hebben wij een plan.
|
| yellowADAPT |
Het continu begeleiden bij menselijke vooruitgang. Met persoonlijke praktijkgerichte producten en diensten zorgen we voor digitale vooruitgang van mens en organisatie.
|